Analisis Prosedur Temu Kembali Arsip Inaktif pada Divisi Corporate Secretary PT Taspen (Persero)

Elisabeth Setyani Krismawarti; Christian Wiradendi Wolor; Marsofiyati Marsofiyati

doi:10.54066/jrime-itb.v3i1.2827

Authors

Elisabeth Setyani Krismawarti Universitas Negeri Jakarta
Christian Wiradendi Wolor Universitas Negeri Jakarta
Marsofiyati Marsofiyati Universitas Negeri Jakarta

DOI:

https://doi.org/10.54066/jrime-itb.v3i1.2827

Keywords:

Persero, Management, Archives, Inactive

Abstract

The management of inactive archives is crucial for companies, including PT Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri (TASPEN), which has a large volume of documents. This study aims to understand the procedures for retrieving inactive archives in the Corporate Secretary Division, along with the tools and information systems used. The research employs a descriptive qualitative method through observation, interviews, and documentation. Findings indicate that inactive archives are stored in the Secretariat Department Room for 5 to 10 years. The retrieval procedure involves filling out a request form verified by staff, with search times ranging from 2 to 10 minutes. Challenges include human errors during data input and borrowers forgetting to return archives on time. To address these issues, TASPEN conducts regular training for employees and checks the list of transferred archives. Additionally, TASPEN is innovating by developing an E-Archive system to minimize errors and enhance integrated archive management.

References

Amalia, A. T., & Panduwinata, L. F. (2022). Sistem informasi manajemen arsip elektronik (E-Arsip) berbasis Microsoft Access terhadap efektivitas penemuan kembali arsip pada SMKN 4 Surabaya. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP), 10(3), 195–210. https://doi.org/10.26740/jpap.v10n3.p195-210

Amanda, A., Wolor, C. W., & Marsofiyati. (2023). Analisis pengelolaan arsip inaktif pada LKPP. Jurnal Kajian dan Penelitian Umum, 1(6), 182–198. https://doi.org/10.47861/jkpu-nalanda.v1i6.661

Aprilya, Y., & Anhar, H. D. (2021). Pengelolaan arsip dalam meningkatkan kualitas pelayanan publik pada bidang hukum Polda Kalimantan Selatan.

Arifin, Z. (2021). Manajemen kearsipan modern. Penerbit Universitas Indonesia.

Aristina, S. (2023). Program studi: Ilmu perpustakaan dan informasi Islam. https://repository.radenintan.ac.id/id/eprint/27800

Arum, T. N., & Irhandayaningsih, A. (2019). Pengolahan arsip dinamis inaktif dalam upaya mendukung layanan informasi di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Batang. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 8(2). https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/jip/article/view/26813

Berlian, B. (2022). Manajemen arsip inaktif (3rd ed.). Universitas Terbuka.

Hara, S. (2021). Manajemen arsip inaktif dalam organisasi modern. Penerbit Andi.

Harjoyo, & Muchlisoh. (2024). Pemindahan arsip inaktif Subbagian Tata Usaha Staf Ahli dengan sistem subjek di Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia, Jakarta. Jurnal Sekretari Universitas Pamulang, 11(1), 1–11. https://doi.org/10.32493/skr.v11i1.38202

Indonesia. (2009). Undang-Undang No. 43 tentang Kearsipan Tahun 2009. Sekretariat Negara.

Iskandar, P. (2020). Persepsi pegawai terhadap pengelolaan arsip kantor Kejaksaan Negeri Bukit Tinggi. Jurnal Bahana Manajemen Pendidikan, 3(1), 247–259.

Juniati, J., & Nurdiansyah, A. (2023). Pola pengelolaan arsip secara digital dalam mendukung efektivitas organisasi di Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Bontang. IKOMIK: Jurnal Ilmu Komunikasi dan Informasi, 3(1), 28–37. https://doi.org/10.33830/ikomik.v3i1.5448

KBBI. (2023). Arti kata “indikator” menurut KBBI. kbbi.co.id. https://kbbi.co.id/arti-kata/indikator

Kurniawan, D., & Arfa, M. (2018). Pengaruh penggunaan aplikasi EFS ELO terhadap temu kembali arsip peserta Taspen di PT Taspen (Persero) Kantor Cabang Utama Semarang. Jurnal Ilmu Perpustakaan. https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/jip/article/download/22915/20952

Lenaini, I. (2021). Teknik pengambilan sampel purposive dan snowball sampling, 6(1).

Mekarisce, A. A. (2020). Teknik pemeriksaan keabsahan data pada penelitian kualitatif di bidang kesehatan masyarakat. Jurnal Ilmiah Kesehatan Masyarakat: Media Komunikasi Komunitas Kesehatan Masyarakat, 12(3), 145–151. https://doi.org/10.52022/jikm.v12i3.102

Mulyapradana, A., Anjarini, A. D., & Hermanto, N. (2021). Pengelolaan arsip dinamis inaktif di lembaga pendidikan sekolah menengah kejuruan. Widya Cipta: Jurnal Sekretari dan Manajemen, 5(1), 60–68. https://doi.org/10.31294/widyacipta.v5i1.10037

Muntahanah, M., Darnita, Y., & Rahmi. (2019). Penerapan waiting line method dalam manajemen operasional pelayanan rekam medis berdasarkan nomor pendaftaran pasien peserta BPJS. SISTEMASI, 8(3), 479. https://doi.org/10.32520/stmsi.v8i3.554

Nawawi, M., Asniwati, B., & Suminto, S. (2022). Archival training for employees of the Sungai Pinang Luar Village Office, Samarinda City. Community Empowerment, 7(1), 33–36. https://doi.org/10.31603/ce.6610

Nurilahi, M. R. (2024). Pengelolaan arsip dinamis inaktif dalam menunjang efisiensi kerja pegawai di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bandar Lampung [Skripsi]. Repository Raden Intan. https://repository.radenintan.ac.id/35151/

Pahleviannur, M. R., Pd, S., Saputra, D. N., Pd, S., Sn, M., Mardianto, D., Sinthania, N. D., Kep, S., Kep, M., Hafrida, L., Pd, S., Si, M., Bano, V. O., Si, S., Pd, M., Susanto, E. E., Ak, M., Amruddin, D., Pt, S., … Lisya, M. (2022). Metodologi penelitian kualitatif. Pradina Pustaka. https://books.google.com/books?hl=id&lr=&id=thZkEAAAQBAJ&oi=fnd&pg=PT5&dq=metodologi+penelitian+kualitatif&ots=8ijuUBhGLz&sig=JppHIrWaPHxDTvEvb9ClHq9i5hM

Pamungkas, B. (2023). Proses pelayanan arsip inaktif di kantor pusat PT Pos Indonesia (PERSERO) Kota Bandung. Repository Unpad. https://repository.unpad.ac.id/handle/kandaga/170404190007

Patmawati, Z. (2024). Strategi digitalisasi dan pengelolaan arsip elektronik era revolusi industri 4.0 di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bantul.

Poltak, H., & Widjaja, R. R. (2024). Pendekatan metode studi kasus dalam riset kualitatif. Local Engineering, 2(1), 31–34. https://doi.org/10.59810/lejlace.v2i1.89

Pradhita, A. (2024). Analisis rekonstruksi arsip inaktif di Badan Standardisasi Instrumen Penelitian (BSIP) Aneka Kacang Malang. Etheses.Uin-Malang. http://etheses.uin-malang.ac.id/id/eprint/66298

Pranoto, A. O., & Sediyono, E. (2021). Perancangan sistem informasi inventaris barang berbasis web. Jurnal Teknik Informatika dan Sistem Informasi, 7(2). https://doi.org/10.28932/jutisi.v7i2.3597

Rahmi, D. (2024). Pengelolaan arsip inaktif di MAN 6 Aceh Besar. UPT Perspustakaan UIN AR-RANIRY. https://repository.ar-raniry.ac.id/id/eprint/37026

Rodriguez, M., & Chen, H. (2021). Precision and recall metrics in archival information retrieval systems. Journals Sage Pub, 47(3). https://doi.org/10.1177/0165551520987654

Rusandi, & Muhammad Rusli. (2021). Merancang penelitian kualitatif dasar/deskriptif dan studi kasus. Al-Ubudiyah: Jurnal Pendidikan dan Studi Islam, 2(1), 48–60. https://doi.org/10.55623/au.v2i1.18

Sakir, A. R., & dkk. (2023). Manajemen kearsipan (Cet-1). Global Eksekutif Teknologi.

Sitanggang, T. (2020). Pengelolaan dan penataan arsip aktif dan inaktif. Kementrian Keuangan Republik Indonesia. https://www.djkn.kemenkeu.go.id/artikel/baca/13494/Pengelolaan-dan-Penataan-ArsipAktif-dan-Inaktif.html

Susanti, M. R., & Puspasari, D. (2020). Analisis sistem penyimpanan dan prosedur temu kembali arsip dinamis di PT Artojoyo Langgeng Jaya Abadi (JH Tech Sidoarjo). Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP), 8(2), 241–251. https://doi.org/10.26740/jpap.v8n2.p241-251

Teguh, M. T. S., Wulan, T. N., Savira, & Juansah, D. E. (2023). Teknik pengumpulan data kuantitatif dan kualitatif pada metode penelitian. Jurnal Ilmiah Pendidikan Dasar, 8(3). https://doi.org/10.23969/jp.v8i3.12005

Thompson, R., & Williams, K. (2020). Regulatory changes and their impact on archival management systems. International Journal of Information Management, 55(2), 102345. https://doi.org/10.1016/j.ijinfomgt.2020.102345

Tina, R. Y., Isyanto, I., & Alfiyah, N. I. (2020). Sosialisasi dan pendampingan sadar arsip di lingkungan Universitas Wiraraja. Jurnal Abdiraja, 3(1), 25–29. https://doi.org/Https://Doi.Org/10.24929/Adr.V3i1.915

Zainuddin, Z. I., Taryana, A., Nuryanto, Y., & Sandjaya, T. (2024). Penyimpanan arsip digital di Record Center Ibnu Sina Universitas Padjadjaran, 6.

Zuliyanti, F. (2021). Pengolahan arsip dinamis inaktif sebagai upaya efektivitas dan efisiensi temu kembali arsip di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Bantul. Informatio: Journal of Library and Information Science, 1(3), 241. https://doi.org/10.24198/inf.v1i3.35257